01 Peran Penting Informasi dan Teknologi dalam Bisnis Modern

 Peran Penting Informasi dan Teknologi dalam Bisnis Modern

Seiring dengan perkembangan transformasi digital, informasi dan teknologi (I&T) kini menjadi bagian yang sangat penting dalam mendukung, menjaga keberlangsungan, dan mendorong pertumbuhan perusahaan.

Dulu, pimpinan perusahaan seperti dewan direksi atau manajemen senior masih bisa menyerahkan urusan I&T kepada pihak lain, bahkan terkadang mengabaikannya. Namun sekarang, sikap seperti itu tidak lagi dapat diterima, terutama di sebagian besar sektor industri.

Nilai bagi para pemangku kepentingan (stakeholder value) kini sering kali dihasilkan dari tingkat digitalisasi yang tinggi—baik melalui model bisnis baru, proses yang lebih efisien, inovasi yang berhasil, dan sebagainya. Perusahaan yang mengandalkan digitalisasi semakin bergantung pada I&T untuk bisa bertahan dan terus berkembang.

Karena pentingnya I&T dalam pengelolaan risiko dan penciptaan nilai bisnis, fokus khusus terhadap Enterprise Governance of Information and Technology (EGIT) mulai berkembang dalam tiga dekade terakhir. EGIT kini menjadi bagian penting dari tata kelola perusahaan secara keseluruhan.

EGIT dijalankan oleh dewan direksi melalui pengawasan atas proses, struktur, dan mekanisme relasional di dalam organisasi. Tujuannya adalah memastikan kolaborasi yang baik antara tim bisnis dan tim TI, agar strategi perusahaan sejalan dengan penggunaan teknologi, serta mampu menghasilkan nilai dari investasi yang melibatkan I&T. (Lihat Gambar 1.1)

Tantangan dalam Menerapkan Tata Kelola Informasi dan Teknologi

Tata kelola informasi dan teknologi (EGIT) dalam perusahaan merupakan hal yang kompleks dan bisa sangat berbeda antara satu organisasi dengan yang lain. Tidak ada satu pendekatan yang paling tepat atau "ideal" untuk merancang, menerapkan, dan mempertahankan EGIT yang efektif.

Oleh karena itu, anggota dewan direksi dan manajemen senior perlu menyesuaikan strategi dan langkah-langkah EGIT sesuai dengan kondisi serta kebutuhan khusus organisasi mereka. Selain itu, mereka juga harus siap mengambil tanggung jawab yang lebih besar atas pengelolaan I&T.

Untuk benar-benar mendapatkan manfaat dari I&T, pimpinan perusahaan juga perlu mendorong munculnya pola pikir dan budaya kerja yang baru—yang lebih terbuka terhadap perubahan, kolaboratif, dan berorientasi pada nilai.

Manfaat dan Tujuan EGIT dalam Transformasi Digital

Pada dasarnya, Enterprise Governance of Information and Technology (EGIT) berkaitan dengan bagaimana perusahaan dapat mendapatkan manfaat dari transformasi digital, sekaligus mengelola risiko yang muncul akibatnya. Ada tiga hasil utama yang bisa diharapkan setelah penerapan EGIT berhasil:

1. Realisasi Manfaat
   Manfaat EGIT terletak pada kemampuan untuk menciptakan nilai bagi perusahaan melalui I&T, serta mempertahankan dan meningkatkan nilai yang sudah ada. Prinsip dasarnya adalah penyampaian layanan dan solusi yang tepat sasaran, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Hal ini harus menghasilkan manfaat finansial dan nonfinansial sesuai yang diinginkan. Nilai yang diberikan oleh I&T harus selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Selain itu, nilai I&T juga harus diukur berdasarkan dampak dan kontribusinya dalam penciptaan nilai bagi perusahaan.

2. Optimalisasi Risiko
   EGIT juga bertujuan untuk mengelola risiko yang terkait dengan penggunaan, kepemilikan, dan adopsi I&T dalam perusahaan. Risiko-risiko ini bisa berupa peristiwa yang dapat mempengaruhi jalannya bisnis. Sementara realisasi manfaat lebih fokus pada penciptaan nilai, manajemen risiko lebih berfokus pada menjaga dan melestarikan nilai yang sudah ada. Manajemen risiko ini harus terintegrasi dengan manajemen risiko perusahaan secara keseluruhan, agar perusahaan tetap fokus pada TI dan dapat mengelola risiko dengan baik. Pengelolaan risiko ini juga harus diukur untuk menunjukkan dampak dan kontribusinya dalam menjaga nilai.

3. Optimalisasi Sumber Daya
   Optimalisasi sumber daya memastikan bahwa perusahaan memiliki kemampuan yang tepat dan sumber daya yang memadai untuk menjalankan rencana strategisnya. Ini melibatkan penyediaan infrastruktur TI yang efisien, memperkenalkan teknologi baru sesuai kebutuhan bisnis, dan memperbarui atau mengganti sistem yang sudah usang. Selain itu, penting juga untuk memberikan pelatihan kepada staf TI, mempromosikan retensi, dan memastikan kompetensi para profesional TI. Data dan informasi juga menjadi sumber daya penting, dan memanfaatkan data dengan optimal untuk menciptakan nilai adalah elemen utama dalam pengoptimalan sumber daya.

Penyelarasan Strategis dan Pengukuran Kinerja
Penyelarasan antara tujuan I&T dan tujuan bisnis perusahaan sangat penting. Pengukuran kinerja juga harus diterapkan di seluruh kegiatan perusahaan untuk memastikan bahwa semua langkah yang diambil terkait I&T mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Studi Kasus dan Manfaat EGIT
Sebagai contoh, dalam sebuah studi kasus perusahaan penerbangan internasional, penerapan EGIT berhasil memberikan berbagai manfaat, antara lain:

• Biaya kontinuitas TI yang lebih rendah.

• Peningkatan kapasitas inovasi dalam mendukung TI.

• Keselarasan yang lebih baik antara investasi digital dan tujuan bisnis.

• Meningkatkan kepercayaan antara tim bisnis dan tim TI.

• Pergeseran budaya menjadi lebih berorientasi pada "value mindset" terkait aset digital.

Pentingnya Tata Kelola yang Tepat
Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang tidak merancang atau mengadopsi pendekatan EGIT dengan baik cenderung gagal dalam menyelaraskan strategi bisnis dengan proses I&T. Akibatnya, mereka jauh lebih kecil kemungkinannya untuk mencapai tujuan strategis dan meraih nilai dari transformasi digital yang mereka inginkan.

Dari sini, bisa disimpulkan bahwa tata kelola tidak boleh dipahami dengan cara sempit, seperti yang sering diasosiasikan dengan governance, risk, and compliance (GRC). GRC lebih berfokus pada kepatuhan dan pengelolaan risiko, sementara tata kelola yang baik jauh melampaui itu—melibatkan penciptaan nilai yang berkelanjutan dan optimalisasi dari seluruh ekosistem I&T perusahaan.